El proceso de archivar ha existido en una u otra forma,
desde que la historia comenzó a escribir. Muchas piedras, pergaminos y
manuscritos de gran valor histórico se han conservado, actualmente se
encuentran debidamente guardados y protegidos en los diferentes museos del
Mundo.
A estos métodos de archivar siguieron otros como:
Gancho o Espigón.
Nido de Palomas.
Carpeta o Acordeón.
 |
Archivo Horizontal.
Archivo de Caja.
Tabla Shannon.
Archivo Vertical.
Anaqueles.
Microfilmación.
Imágenes Digitalizadas.
Concepto de Archivo:
La
palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo
con el Diccionario de la Real Academia.
·
Local
en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la
existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o
particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen
(carpetas, guías, etc., donde se colocan).
·
La
misma Administración reconoce estas definiciones de archivo en la Ley de
Patrimonio Histórico Español. Otras disposiciones hacen referencia al archivo
como aquella institución cuya función primordial es la de reunir, organizar,
conservar y difundir, utilizando las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de
documentos para el cumplimiento de los fines anteriormente mencionados.
·
También
se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya
misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.
·
Archivar
significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo
lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida
posible cuando sea necesario.
El
material de archivo más corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo
Z, guías, etc.
Funciones del Archivo:
La
principal función del archivo consiste en la conservación de documentos,
ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de
conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación. Estos
documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta
conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos
tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente
lo que se busca.
Otra
función del archivo es la de ser un centro activo de información
que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además
sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las
actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elemento probatorio
cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la
forma de hacerlo.
Clases de archivos:
·
Según
el grado o frecuencia de utilización:
·
Archivos
activos o de gestión: recogen
documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.
·
Semiactivos:
contienen documentos
provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo
concreto.
·
Inactivos:
recoge los documentos
que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor
histórico, político, o documental.
·
Según
el lugar de emplazamiento:
·
Generales
o centralizados: documentos
que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.
·
Descentralizados
o parciales: se
encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden
ser:
·
Departamentales
o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado constantemente
por este.
Suscribirse a:
Enviar comentarios (Atom)
1 comentarios:
MUY COMPLETA ES ESTA INFORMACION LOS FELICITO
Publicar un comentario