El núcleo tecnológico usado en un sistema de videoconferencia es la compresión digital de los flujos de audio y vídeo en tiempo real. Su implementación proporciona importantes beneficios, como el trabajo colaborativo entre personas geográficamente distantes y una mayor integración entre grupos de trabajo.
Cómo dominar las videoconferencias
Cada vez más empresas se sirven de las conferencias para mantener reuniones en la distancia. Y ya no es exclusivo de los jefes o los altos cargos. Tú puedes ser el siguiente.
Hemos pasado de las reuniones físicas en las oficinas con todos los miembros sentados en la misma mesa a charlar en modo videoconferencia con personas de la que nos pueden separar miles de kilómetros. Pero, ¿qué datos básicos debes saber sobre las videoconferencias? Sigue leyendo.
Qué ropa evitar
¿Has visto alguna vez a algún presentador de telediarios con una camisa de rayas o cuadros? La videoconferencia se rige por las mismas pautas visuales que la televisión. Evita llevar ropa de colores muy oscuros -negra- o muy llamativa -amarillo o rojo-, así como prendas de cuadros o rayas. Lo mejor son las tonalidades suaves o apagadas como el gris claro, el beige, el azul...
Control de la luz
Evita que la luz natural que entre por la ventana produzca reflejos o contraluz en la pantalla. Lo mejor es que bajes persianas o corras cortinas y emplees la luz artificial de la oficina.
Cuadra la imagen
Tú -o el equipo de personas- debes ser el centro de la imagen. Evita un ángulo demasiado abierto para que no existan elementos que puedan distraer a la otra persona o que se vean demasiado la mesa, las paredes o el techo.
Prueba el equipo antes
Si eres tú el que se encarga de sacar adelante la videoconferencia, llega al menos media hora antes para asegurarte de que todo está bien enchufado, que la imagen es correcta o que el audio funciona. No hay peor error que improvisar y que, en plena reunión o videoconferencia, comprobemos que algo no funciona y que hay que suspenderla o aplazarla.
Naturalidad
Aunque la persona con la que vayas a hablar no esté en la misma habitación, debes actuar como si estuviera delante. Habla de forma natural, con un tono suave, sin levantar la voz. Mira a la cámara directamente, nada de distraerte con papeles o bolígrafo. Y evita todo lo posible pequeños tics como tocarte la cara, echarte el pelo para atrás, recostarte en la silla o mover mucho las manos.
No tengas prisa
Por muy buena que sea la tecnología, una videoconferencia jamás tendrá la calidad de una reunión física. Habla siempre de forma pausada, sobre todo si hay unos segundos de retardo entre la imagen y el audio. Así que es aconsejable que esperes unos segundos entre respuestas o comentarios.
Micrófono al frente
El micrófono debe estar sobre la mesa y delante de las personas que vayan a tomar la palabra. Por esta razón hay que evitar no solo crear cerca de ellos cualquier tipo de ruido -de papeles, dejar caer el bolígrafo en la mesa, tamborilear con los dedos- sino también cualquier tipo de comentario o conversación secundaria.
Uso de la técnica
En cuanto a la técnica, lo ideal es mantener almacenadas las posiciones prefijadas de la cámara. Así podrás elegirlas de forma rápida durante la videoconferencia. También puedes enriquecer la reunión virtual añadiendo reproductores de vídeo o adaptadores Visual Concert VSX.
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