El deterioro de estos materiales es casi inevitable con el paso del tiempo. Sus distintos componentes orgánicos no son eternos, pero además presentan otro problema aún más grave, que es el cambio constante de formatos. Así, los soportes tradicionales como, por ejemplo, los discos de vinilo, en cincuenta años fueron reemplazados, en este caso por los discos compactos (CD) y, probablemente, en poco tiempo más éstos también serán superados tecnológicamente.
La tradicional fotografía en papel va siendo desplazada por la tecnología digital, con el peligro latente de que millones de imágenes se pierdan irremediablemente al no existir copias impresas que las preserven.
Este panorama amerita dar una mirada técnica sobre la conservación de: fotografías, diapositivas, postales, microfichas, microfilms, películas de celuloide, cintas de video en sus diferentes variantes, DVD. 
Frecuentemente, la difusión de dicho contenido de interés para la misma organización o para el público en general, posee restricciones de acceso operativo que no es de fácil resolución. Al carecer de medios tecnológicos adecuados parte de dicha información queda en el olvido, siendo esta la principal causa de pérdidas irreparables.
El contenido de los mencionados centros de información involucra generalmente un gran valor patrimonial para la organización, que por lo general, no cuenta con los medios adecuados para un correcto resguardo de los diferentes soportes. Tampoco con una plataforma única, que facilite su utilización mediante nuevas tecnologías a usuarios de diversos ámbitos, sin alterar el soporte original.
Las limitaciones de acceso a información multimedia histórica y su coexistencia con una gran diversidad de soportes, atentan con la conservación de los documentos. Al no contar con utilidad inmediata y de valor desde los medios actuales, se desalienta la implementación de controles y se deja en el olvido medidas ambientales de guarda, básicas para garantizar la conservación en el largo plazo.
Nuestro desafío es interpretar adecuadamente las necesidades de cada organización que gestione un centro de información multimedia y agregar valor a los procesos de acceso y consulta mediante nuevas tecnologías, garantizando conservar los múltiples soportes existentes en dichos procesos.
A continuación y a modo de ejemplo, se enumeran algunos de los servicios de Plumada, brindados a la administración de Centros de Documentación Multimedia:
Digitalización de documentos en diferentes soportes físicos en forma masiva o bajo régimen de demanda.
Implementación de procesos documentales de guarda y consulta mediante Workflow, asistidos por imágenes con alcance departamental, de procesos o institucional.
Consultoría documental de procesos físicos y tecnológica documental.
Guarda y custodia física en ambientes especialmente diseñados en nuestra planta de documentos multimedia.
Guarda y custodia digital en planta.
Integración de la información en forma transparente con la plataforma en uso del cliente.
Capacitación permanente en la gestión documental, o en el uso de nuevas tecnologías.
Estos son algunos de los problemas más frecuentes en la administración de Centros de Documentación Multimedia:
Desconocimiento del contenido completo del fondo documental, al carecer de un inventario en formato digital.
Dificultad de acceso remoto de la información debido a una digitalización parcial, o a multiplicidad de soportes que son reproducibles solo en determinadas plataformas tecnológicas, muchas veces no disponibles en la institución.
La información no se encuentra centralizada y está dispersa en toda la organización en diferentes soportes (físico, electrónico o digital).
La multiplicidad de soportes y modalidades de la información no se ajustan adecuadamente a los procesos de acceso, consulta y guarda.
El movimiento documental se realiza en condiciones de baja seguridad.
Inexistencia de normativa documental con alcance institucional que garantice la homogeneidad de clasificación y orden que permita una administración eficiente de los documentos en el largo plazo.
Ante un siniestro no se posee un resguardo secundario en formato digital que impida una pérdida total de la información.
Diversidad de inconvenientes sujetos a la imposibilidad de integrar información proveniente de múltiples soportes (físico, electrónico y digital) lo que priva a la organización, de una plataforma que facilite el acceso desde un ambiente digital.
Plumada Soluciones Documentales tiene respuesta para cada una de las situaciones planteadas, si considera conveniente y oportuno implementar acciones al respecto, por favor, no dude en contactarse con nosotros.
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