Parece una pregunta de fácil respuesta, y tal vez realmente lo sea.
¿Quién pensaría que teniendo los medios para hacerlo una biblioteca sin automatización?
Antes que nada conviene aclarar que decenas de tareas pueden manejarse en métodos manuales tradicionales funcionando en torno a principios biblioteconómicos fundamentales.
Las tecnologías de la información y la comunicación son siempre herramientas y no esencia o fines.
Claro esta son una gran herramienta. Quizás convenga comenzar distinguiendo los casos en que la automatización sea imprescindible de aquellos en los que sea ventajosa.
El crecimiento documental y la multiplicación y diversificación de usuarios que acuden a las bibliotecas hará que muchas de ellas colapsen en sus procesos o servicios. Así vemos como, por ejemplo tanto bibliotecas públicas como universitarias pueden tener sus mostradores de préstamo con largas filas, sus adquisiciones sin registrar, una capacidad limitada en la consulta del catalogo, el personal antiborrado de tareas, etc.
En este caso la automatización es imprescindible, por que no hay solución con los mismos componentes del sistema organizado. Pero supongamos una biblioteca pública con pocos asistentes o una biblioteca escolar con una pequeña colección.
¿Por qué deberían invertir en automatizarse?
Por que pueden ser mejores sus servicios y más fáciles sus tareas a través de la automatización y porque muchas veces, se puede no colapsar por escasa actividad, pero entonces las bibliotecas terminan colapsando de muerte.
Es importante tener en cuenta la dimensión de los servicios que se prestan, tanto como la de los no prestados.
En un caso, un bibliotecario, por el tiempo destinado a atender al usuario en forma manual, no puede realizar la tarea, también manual, exhaustiva y profunda de descripción formal y de contenido de las obras de la colección. El bibliotecario atiende consultas y conoce gran parte de su colección, pero ¿brinda todo el material que podría ofrecer? Y no estamos haciendo aquí de usuarios que se fueron por el extenso tiempo previo a su atención, o la falta de material adquirido por ingresar aún. Es un tema absolutamente cualitativo en uno de los servicios claves de la biblioteca.
Vamos a conceptualizar algunas ventajas de la automatización en las bibliotecas:
1) Se evitan repeticiones de tareas y datos
Una vez obtenida la información del fondo bibliográfico y de los usuarios del sistema.
ü Por qué deberían volverse a consignar para tareas o servicios como emisión de informes, tejuelos, fichas y catálogos o registros de movimientos de circulación del material.
ü Por qué ingresar cada vez los encabezamientos de responsables, materias o series ya existentes en lugar de convocarlos de una tabla de autoridades.
ü El principal propósito de evitar repeticiones es economizar en los esfuerzos y el tiempo empleado para estas tareas en función de orientarlos a procesos que produzcan mayor calidad de la información.
2) Los datos son más consistentes
La normalización de los datos no solo comparte el propósito de evitar la repetición, haciendo que los datos ingresados puedan ser usados en distintas partes del sistema, sino que concentra la atención en el uso y mantenimiento correcto de los datos principales de una obra.
ü Acceder en línea a un fichero de control de identidad de autores o a una lista de encabezamientos de materia o a un tesauro con todas sus relaciones terminológicas es algo que los sistemas manuales y estamos refiriéndonos solo al procesamiento técnico, no pueden alcanzar.
ü Iincluso para el mantenimiento de los datos, ¿Qué esfuerzos implicaría cambiar la denominación de un encabezamiento de materia en un fichero manual y en una base de datos con principios de control de autoridad?
3) Los procesos más coherentes y potentes
La automatización hace más visible la integración de los procesos documentales, evitando los “compartimientos estancos” y creando un flujo de información documental coherente para todos los procesos y servicios. De este modo la administración de una biblioteca puede tener bases consistentes para realizar una reingeniería del sistema, repensando objetivos operacionales, reasignando recursos humanos y equipamiento, redistribuyendo el presupuesto y planificando y evaluando nuevas tareas.
4) Se puede compartir más y mejor información
El intercambio de información a través de métodos manuales es más que limitado y difícil de sostener en el tiempo. La información y el desarrollo de las comunicaciones hacen de ese punto una ventaja decisiva entre ambas alternativas. Los catálogos colectivos y las redes de bibliotecas son actividades posibles y sustentables por que permiten racionalizar recursos entre las instituciones que participan de ello. Los servicios bibliográficos digitales viabilizan procesos no siempre tan practicados como conocidos: la diseminación selectiva de la información, los alertas bibliográficos, los boletines de información.
5) Se accede a importante información en nuevos soportes digitales.
La digitalización permite consultar y transportar información no solo de tipo textual, si no que es la gran autopista de la información multimedia:
Imagen animación y sonido.
6) Se obtienen con facilidad informes y parámetros de análisis para la gestión
Como poder evaluar los servicios y tareas en forma asidua, de modo de poder tomar decisiones en base a la información obtenida.
En los sistemas manuales los indicadores cuantitativos son escasos y de poca confiabilidad.
Cuantas bibliotecas utilizan el sistema de conteo manual dibujando papelitos en un cuaderno para distintos ítems de las tareas realizadas.
Y si con eso nos alcanzara para comprender la limitación.
Que indicadores cualitativos pueden evaluarse con este método.
Estamos hablando nada mas y nada menos de la deficiencia o pérdida en la capacidad de evaluar en un sistema, lo cual tare enormes consecuencias en una gestión. Un buen sistema automatizado prevé estadísticas en función de una completa gama de indicadores, y estos datos son obtenidos a través de una fuente confiable. Como responsable de una biblioteca.
Con que tipo de datos y de que fuente le parecería más fácil solicitar una reasignación o aumento de presupuesto.
Hemos visto seis aspectos principales que benefician a una biblioteca automatizada. Estos aspectos los hemos separado para resaltar sus propósitos pero como se desprende de la lectura de los mismos, están muy relacionados entre sí. Cada ventaja obtenida conlleva un beneficio en otro aspecto.
No se trata de automatizar por automatizar sino analizar correctamente las ventajas o no de hacerlo en las distintas partes o en el todo de un sistema concreto de una biblioteca concreta.
Suerte!!!
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