Aunque en general la percepción de documento
se asocia a una o varias páginas en papel (actualmente se ha ampliado a
ficheros en formato electrónico, por ejemplo «un documento Word»), este
concepto está evolucionando rápidamente y hoy en día se habla de mensajes de
correo electrónico, mensajes de voz, videoclips páginas webs, etc.
Se puede decir que un Sistema de Gestión
Documental se ocupa del procesado, almacenamiento, búsqueda, recuperación y
distribución de documentos al conjunto de usuarios que operan en el mismo.
Es
una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la
necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones
legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de
documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro,
pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida
que crecía el tamaño de los fondos documentales.
CONCEPTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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Se
entiende por Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y prácticas
usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una
organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar
el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando
principios de racionalización y economía.
Desarrollo de la gestión
documental
Durante
siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de
administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales
básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y
estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los
audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros
o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas
de recuperación de información mediante sistemas de codificación y
clasificación.
Más
recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más
necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando
los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque
los informáticos benefician sustancialmente la gestión documental, aun los
profesionales en sistemas de información son los expertos en los flujos de
documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrónico.
El
uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir
de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de
los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del
siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine
Readable Cataloguing) o Catalogación que se lee por computador. Poco después se
comienza Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo
común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de
datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones
ofimáticas, y y archiveros.
En
la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión
documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y
sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la
documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato
electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación
de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción,
contabilidad y otros, enlazan con el contenido
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¿Sistemas electrónicos
de gestión documental, o sistemas de gestión de documentos electrónicos?
Otro
concepto inglés de traducción ambigua al español lo constituye el electronic
records management que tanto puede significar sistema de gestión de
documentos electrónicos exclusivamente, como sistema electrónico de
gestión de documentos de archivo (en papel y/o electrónicos), según se le
ponga el énfasis en "electronic records" o en "records
management".
En
el resto de este artículo se considerará, en general, que se está hablando de
un sistema electrónico de gestión de documentos electrónicos, subentendiéndose
que muchos de ellos permiten también registrar en el sistema referencias a
documentos en papel que habrá que ir a buscar a un archivo físico y no al
repositorio de los documentos electrónicos.
Un sistema de gestión de documentos electrónicos es, pues, un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. El término puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administración de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un sistema de administración de contenido corporativo y relacionado con el término Digital Asset Management.
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