Importancia de los procesos técnicos dentro de la actividad bibliotecaria
Hablar de catalogación y clasificación bibliográfica en forma concisa es una tarea un tanto difícil por la magnitud y complejidad que este tema encierra.
No obstante lo anterior me he atrevido a hacerlo, pretendiendo en este artículo dar un panorama general de estas actividades, así como analizar las variantes que se presentan en los diversos tipos de bibliotecas.
Este documento no pretende ser una guía condensada de cómo realizar u organizar la catalogación y clasificación, sino presentar a la gente que se inicia en estas actividades una panorámica global de ellas. La gente interesada en ahondar más en cada uno de los puntos que se tocan puede acudir a las obras que se señalan en la bibliografía y a otras que tratan el tema de una manera más amplia.
Funciones básica del área de procesos técnicos
El objetivo primordial de las bibliotecas es apoyar las actividades de investigación, docencia y difusión de la cultura que se llevan a cabo dentro de las instituciones a las cuales pertenecen.
Para poder cumplir eficaz y eficientemente con este objetivo en las bibliotecas se llevan a cabo las siguientes funciones:
1. Seleccionar y adquirir los materiales bibliográficos
Las dos primeras funciones son comúnmente conocidas como procesos técnicos y las dos últimas como servicios al público.
Con base en lo antes expuesto, podemos definir a los procesos técnicos como la serie de actividades tendientes a proveer a la biblioteca de los materiales necesarios, as como a su adecuada organización para que los servicios al público se puedan prestar de una manera conveniente. Así mismo, cabe señalar que entre los procesos técnicos y los servicios al público existe una estrecha relación, pues de la buena realización de los primeros depende que se presten mejores servicios.
Los procesos técnicos según nos señala M. Bloomberg,(1) tienen las siguientes funciones básicas:
1. Adquisición de materiales bibliográficos
Organización y procesamiento de los materiales bajo patrones usados por el Departamento de Catalogación
Respecto a la asignación de estas funciones a secciones o departamentos, cabe mencionar que en la mayoría de las bibliotecas se ubican en dos unidades diferentes: la de selección y adquisición; y la de catalogación y clasificación. Esta última sección o departamento muchas de las veces es también llamado Procesos Técnicos, lo que motiva que en ocasiones al referirnos a las actividades de procesos técnicos en realidad aludimos a las actividades de catalogación y clasificación.
La adquisición de materiales bibliográficos es una de las actividades más importantes de las bibliotecas, pues "para adquirir los libros y otros materiales necesarios para los objetivos de enseñanza e investigación de los estudiantes, profesores e investigadores de la universidad de una manera eficiente, el bibliotecario debe tener conocimiento de organización de bibliotecas, administración de personal, operaciones de compra, contabilidad, etc., además de estar familiarizado con las principales fuentes bibliográficas del mercado editorial, con las principales editoriales y/o librerías y otros auxiliares para el desempeño de su trabajo. Debe, también poseer la capacidad administrativa para dirigir, supervisar y controlar esa importante sección de la Biblioteca.
No obstante que las actividades realizadas en el área de adquisiciones están estrechamente ligadas a las llevadas a efecto en el área de catalogación y clasificación, no se ahondará más en ellas por no ser el objetivo principal de este trabajo.
Por lo anterior, a continuación pasaremos a analizar las actividades de catalogación y de clasificación o de procesos técnicos como se denominan en algunas de nuestras bibliotecas.
Catalogación y clasificación
Para que los materiales bibliográficos puedan ser integrados a la colección y consultados por los usuarios requieren de dos actividades básicas: la catalogación y clasificación.
La catalogación consiste en la serie de actividades dirigidas a preparar los ficheros o catálogos necesarios para uso del público, así como algunos de uso interno para el personal de la biblioteca.
Con lo anterior se cumplen los propósitos que Cutter, hace cien años, definió para la catalogación:
1. Permitir a una persona localizar un libro:
a. Si el autor es conocido
b. Si el título es conocido
c. Si el tema es conocido
2. Mostrar lo que la biblioteca tiene:
a. Sobre un autor determinado
b. Sobre una materia determinada
c. Sobre un determinado tipo de literatura
3. Auxiliar en la elección de un libro
a. Tomando en cuenta sus peculiaridades bibliográficas (diferentes ediciones)
b. Tomando en cuenta sus características literarias o temáticas
Si analizamos los propósitos anteriores, podemos darnos cuenta que para llevarlos a la práctica se requiere lo siguiente:
1. Describir detalladamente los rasgos característicos del material bibliográfico tales como: el autor, el título, la persona o personas que intervienen como coautores, traductores, ilustradores, prologuistas, etc; el lugar y fecha en que se editó, quien lo editó, y sus características físicas tales como tamaño, tipo de ilustraciones, paginación y otros detalles.
2. Determinar cuáles son los puntos a través de los que puede ser accesible la información. Lo anterior implica definir todas las posibles formas a través de las cuales el lector puede buscar un material: por autor personal, por autor individual, por coautores, por traductores, por prologuista, por título, etc.
3. Realizar un análisis del contenido intelectual de los materiales bibliográficos con la finalidad de precisar las materias o temas que toca.
Los dos primeros puntos constituyen la catalogación descriptiva, que como su nombre lo indica consiste en describir los materiales bibliográficos para que 'posteriormente el usuario pueda identificar aquellos que le son útiles.
El tercer punto se refiere a la catalogación por materias o temática, su finalidad es presentar al lector a través del catálogo una serie de obras que tratan sobre determinado tema.
La catalogación temática está estrechamente relacionada con la clasificación, puesto que ambas permiten mostrar al usuario lo que la biblioteca tiene sobre determinado tema, pero mientras la primera lo hace por medio del catálogo, la segunda permite hacerlo físicamente con el material.
Otra circunstancia que fortalece su interrelación es el hecho de que para poder reunir en un lugar los materiales que tocan el mismo tema, es necesario primeramente realizar un análisis del contenido intelectual de las obras para determinar el tema principal que tratan, y ubicarlo dentro del lugar que le corresponde en un sistema de clasificación bibliográfica.
Con base en lo antes expuesto podríamos plantearnos la siguiente interrogante: ¿si la clasificación y los encabezamientos de materia tienen más o menos la misma función, podríamos prescindir de uno de ellos?. La respuesta es negativa, pues la clasificación únicamente nos permite un punto de acceso, mientras que usando encabezamientos de materia se diversifican, esto es, si tenemos una obra cuyo título es: "Tratado de Química y Física", por medio de la clasificación únicamente podemos ubicarla en un lugar: Química o Física mientras que merced al uso de encabezamientos de materia podemos localizar esta obra a través de Física o de Química.
Como puede apreciarse, las actividades de catalogación y clasificación están íntimamente relacionadas y son complementarias, por lo cual algunos autores como F. S. Bernhart(3) señalan para la catalogación de libros las siguientes funciones básicas:
1. Asentar los libros en un catálogo por autor y título.
2. Describir los libros para identificar cada uno de ellos como una unidad.
3. Seleccionar la palabra o frase que identifica las materias de los libros.
A) Catalogación descriptiva
Para la realización de la catalogación descriptiva, P. Zamora(4) señala que la biblioteca debe adoptar un código o reglas de catalogación lógicas y sencillas para que puedan ser entendidas y utilizadas adecuadamente por los lectores, lo que les permitirá el fácil manejo del catálogo, y poder determinar rápidamente si la obra que desean existe en nuestra biblioteca.
Las reglas de catalogación de que disponemos y que se usan en la mayoría de nuestras bibliotecas son las Reglas de Catalogación Angloamericananas en su segunda edición.
El carácter internacional de este código, así como la gran variedad de ejemplos que contiene producto de una larga experiencia, nos permite su adopción; sin embargo, no podemos dejar pasar por alto que para que cubran totalmente nuestras necesidades es necesario un correcto trabajo de revisión, adaptación e interpretación.
B) Clasificación bibliográfica
La clasificación bibliográfica consiste en asignar un lugar a cada libro dentro de una organización Sistemática del conocimiento humano.
En nuestras bibliotecas se usan actualmente dos sistemas de clasificación: el sistema de clasificación de la Biblioteca del Congreso de los E. U. (Clasificación L. C.) y el sistema de clasificación de Melvin Dewey.
El sistema de clasificación de Dewey divide el conocimiento humano en diez grandes clases, y a su vez cada una de éstas se subdividen en diez grupos, volviéndose a subdividir cada uno de ellos en diez números, cada uno de los cuales Puede ser subdividido en decimales.
“Entre las ventajas del sistema podemos mencionar que es lógico. sistemático, flexible, completo, permite la inclusión de dos asuntos, se mantiene actualizado, está impreso y sostiene un índice alfabético auxiliar para un rápido manejo".(5)
Este sistema se usa principalmente en nuestras bibliotecas públicas.
Otro sistema de clasificación, utilizado principalmente por las bibliotecas universitarias, lo constituye la clasificación de la biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, que como su nombre lo indica es un sistema creado y diseñado por esta biblioteca. Divide al conocimiento humano en 21 grandes grupos representados por una letra mayúscula; por medio de la edición de otra letra mayúscula; a estos grupos principales, se da origen a las subclases, las que a su vez se subdividen en temas más específicos utilizando números arábigos, los cuales pueden comprender del 1 al 9999.
Dada la notación mixta que utiliza este sistema, en opinión de B. S. Wynar (6) existen miles de diferentes combinaciones de números y letras que aún no han sido usadas o algunos otros reservados para nuevos tópicos. El esquema puede continuar admitiendo todavía por un largo tiempo nuevos temas y aspectos de estos que aún no han surgido.
Es particularmente útil en grandes bibliotecas universitarias y especializadas, debido a su capacidad de aceptación de temas y, su gran flexibilidad. Respecto a la utilización de un determinado sistema de clasificación, cabe señalar que al adoptarlo debemos de analizar cuidadosamente las características de éstos para determinar si responden y se ajustan a las necesidades y expectativas de nuestros usuarios.
Al tomar una decisión sobre aspectos de carácter técnico, como puede ser la adopción de un sistema de clasificación, E. J. Piercy (7) señala que debemos de tener en cuenta, entre otros aspectos los siguientes:
a. tipo de la comunidad a la que servimos
b. crecimiento de la comunidad
c. crecimiento del acervo
d. tipo de material que posee la colección
e. sistema de préstamo empleado
f. recursos humanos y materiales
C) Encabezamientos de materia
Podemos definir a los encabezamientos de materia como la palabra o palabras que expresan al contenido intelectual de un libro y bajo el cual se agrupan todos aquellos que tratan el mismo tema.
Para poder elegir y utilizar adecuadamente los encabezamientos de materia o temas existen las listas de encabezamientos de materia.
En nuestras bibliotecas las listas utilizadas son principalmente dos: La Lista de encabezamientos de Materia de la Biblioteca Nacional de México compilada por la maestra Gloria Escamilla y la Lista de Encabezamiento de Materia para América Latina compilada por Carmen Rovira y Jorge Aguayo, editada por la Unión Panamericana en 1957.
La Lista de Encabezamientos de Materia de la maestra Gloria Escamilla tuvo su origen en 1961, cuando la Biblioteca Nacional le encomendó la reorganización y recatalogación de su acervo. Como resultado de este trabajo, en 1967 aparece la primera edición de esta lista, la cual "se trata de una recopilación que procede de los principales trabajos anteriores en inglés y castellano y fundamentalmente, de la práctica aplicada en la catalogación durante muchos años de los fondos de una biblioteca general. Se observa un gran cuidado en la selección de las voces castellanas y en la construcción de las frases de acuerdo con el carácter propio de nuestro idioma. Las palabras seleccionadas caracterizan la materia con la necesaria precisión en una biblioteca del tipo de la Nacional de México. Utiliza toda clase de referencias con gran rigor en la secuencia de los temas. En su conjunto ofrece más de veinte mil encabezamientos principales y más de sesenta mil referencias: en su total 80,000 asientos"(8)
La segunda edición de esta obra aparece en 1978, y en ella aparecen un número considerable de actualizaciones y cambios, al ir incorporando encabezamientos de nueva creación.
"Esta lista de encabezamientos de materia refleja la experiencia de la Biblioteca Nacional de México en este terreno; en consecuencia, responde a las necesidades de una biblioteca de este tipo; sin embargo, otras bibliotecas más pequeñas, públicas populares y escolares, así como las especializadas y universitarias pueden encontrar en ella, encabezamientos generales y específicos que exija su trabajo y sobre todo puede serles de utilidad para la compilación de sus propias listas.
La lista de Encabezamientos de Materia compilada por Carmen Rovira y Jorge Aguayo tiene su origen en 1956 en una iniciativa del Programa de Fomento de Bibliotecas de la Unión Panamericana, para elaborar una lista de encabezamientos de material útil para las bibliotecas de América Latina merced a la cual varias bibliotecas latinoamericanas ofrecieron su colaboración. En 1961 se empezó la labor de reunión, selección y compilación de los encabezamientos de material, siendo publicada por vez primera en 1967. Posteriormente en 1985 surge una segunda edición de esta lista bajo los auspicios la OEA y el Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior
Además de las listas mencionadas algunas bibliotecas han hecho traducciones de los temas que aparecen en la Lista de Encabezamientos de Materia de la Biblioteca del Congreso de los E. U.
Cada biblioteca debe seleccionar la lista que mejor le convenga y para tomar esa determinación B. Castañón (10) señala que debemos conocer las características principales de la lista que vamos a adoptar con la finalidad de determinar si corresponde a nuestras necesidades y si ésta va a funcionar en nuestra biblioteca.
Auxiliares para catalogación y clasificación
La realización de las labores de catalogación y clasificación presupone una considerable inversión de tiempo y recursos económicos y con la finalidad de acortar el tiempo de proceso y evitar la duplicación de esfuerzos con las consiguientes desventajas económicas, las bibliotecas utilizan algunos auxiliares para catalogación y clasificación como son: la catalogación en publicación, uso de catálogos de otras bibliotecas y sistemas de catalogación centralizados:
a) Catalogación en publicación
La catalogación en la publicación fue iniciada en la Biblioteca del Congreso en julio de 1971 en cooperación con 27 editores.
“Los objetivos de la catalogación en publicación son proporcionar a los editores datos catalográficos trabajados a nivel profesional para que sean impresos en cualquier obra publicada –películas y aun mapas, tanto como libros- lo que reduce los costos de catalogación, apresura la entrega de libro a los lectores, y beneficia al mundo bibliotecario y a la industria del libro por igual”. (11)
Esta catalogación en la publicación es común en los libros editados en los Estados Unidos y según opinión de M. Boomberg (12) aproximadamente un 60% de los materiales publicados en inglés la contienen.
La catalogación en la publicación aparece en la contraportada de los materiales e incluye los siguientes datos catalográficos: autor, título, serie, notas bibliográficas, registro con temas en inglés, número de clasificación Dewey, número de tarjetas de la Biblioteca del Congreso de los E. U. e ISBN.
Estos datos constituyen una base para que el catalogador pueda realizar los registros bibliográficos necesarios para su biblioteca, traduciendo los encabezamientos de materia y unificándolos con base en su catálogo de autoridad de materia, normalizando los asientos principales y secundarios que van a servir como punto de acceso, realizando la catalogación descriptiva y adaptando el número de Cutter de autor de la clasificación.
b) Uso de catálogos de otras bibliotecas
Como un apoyo para las tareas de catalogación y clasificación nuestras bibliotecas generalmente utilizan el National Union Catalog (NUC) de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos. Este catálogo nos proporciona la ficha bibliográfica de todas las obras que han sido procesadas en la biblioteca mencionada.
Estas fichas contienen todos los elementos catalográficos y el registro bibliográfico, aunque los temas aparecen en inglés, por lo que la labor de bibliotecario es similar a la mencionada al utilizar catalogación-en la publicación, es decir, traducción de temas, unificación de asientos, adaptación de la catalogación descriptiva y adecuación del número de Cutter del autor.
Otro auxiliar para las bibliotecas mexicanas es el Banco de Datos LIBRUNAM, que contiene cerca de 400,000 registros catalográficos correspondientes a los acervos de 162 bibliotecas del sistema bibliotecario de la UNAM.
Este Banco de datos constituye un valioso auxiliar para la realización de los procesos de catalogación y clasificación de los materiales en nuestras bibliotecas, puesto que aproximadamente 66% de los materiales de las bibliotecas mexicanas se encuentran incluidos (13).
Con los registros del Banco de Datos LIBRUNAM, los bibliotecarios del área de catalogación y clasificación tienen que realizar las siguientes actividades:
Normalización de los asientos principales, secundarios y de temas. con base en los catálogos de autoridad manejadas por cada biblioteca, adaptación de la catalogación descriptiva y adecuación del número de Cutter en la clasificación.
c) Sistemas de catalogación centralizados.
Con la finalidad de evitar la duplicidad de esfuerzos al catalogar diversas bibliotecas un mismo título, se concentran las actividades de catalogación y clasificación en un sitio donde se realizan estos procesos para varias bibliotecas.
Este modelo ha sido adoptado por algunas bibliotecas mexicanas, principalmente las universitarias con las consecuentes ventajas de este sistema, como son:
Abatimiento de costos en la catalogación y clasificación, al contarse con un catálogo de unión, donde previamente se consulta si un título ya ha sido catalogado con anterioridad y en caso de ser así, únicamente se copia o reproduce la ficha catalográficos.
Permite contar con un equipo altamente especializado en procesos técnicos, lo que difícilmente se lograría en cada biblioteca, entre otros factores, por la escasez de personal profesional que priva en nuestro medio.
Existe una interpretación y manejo uniforme de un mismo código de catalogación y un mismo sistema de clasificación lo que redunda en una mayor calidad de las actividades.
No obstante las ventajas señaladas anteriormente para los sistemas de catalogación centralizada existen ciertas desventajas como las señaladas por E. G. Firsov (14)
En muchas ocasiones no se puede tomar en consideración las situaciones especificas de cada biblioteca, por lo cual, no se satisfacen todas las necesidades requeridas, como en el caso de los encabezamientos de materia requeridos o el nivel de descripción bibliográfica.
Tomando en cuenta las ventajas y desventajas de este modelo de organización, puede decirse que las primeras son de más peso que las segundas y éstas pueden ser solventadas con base en mecanismos de intercomunicación entre las bibliotecas miembros y el núcleo central para establecer y modificar las políticas generales del sistema.
Catálogos
A) Reproducción de tarjetas
Podemos afirmar que las actividades de catalogación y clasificación tiene como finalidad la preparación de las tarjetas necesarias para los diversos ficheros o catálogos a través de los cuales el usuario Pueda conocer los recursos bibliográficos de la biblioteca.
Lo anterior se logra por medio de dos procesos: un proceso intelectual que comprende el análisis bibliográfico del material para determinar los temas, puntos de acceso principales y secundarios; y la descripción de la obra; y otro proceso de tipo físico, consistente en la elaboración antes mencionada.
Para contar con las tarjetas necesarias para los diversos catálogos con que la biblioteca cuenta, se utilizan diversos medios de reproducción. Entre los más usuales podemos mencionara a los siguientes:
a. Mecanografía
Es el Método más económico cuando se trata de la reproducción de un número reducido de tarjetas y como su nombre lo indica, consiste básicamente en la elaboración de cada una de las tarjetas que integran los diversos juegos utilizando una máquina de escribir.
b. Mimeógrafo
Cuando se utiliza este Sistema se mecanografía un estencil de la ficha principal y con base en éste se reproduce la cantidad de fichas adicionales necesarias en un pequeño mimeógrafo denominado "Minigraph”.
c. Fotoduplicación
Al optar por la utilización de esta forma de reproducción, primeramente se mecanografía la ficha principal y ésta se utiliza como modelo para obtener la . cantidad necesaria de copias en una fotocopiadora adaptada especialmente para manejar reproducciones en cartón.
d. Computadoras
La utilización de las computadoras en las actividades de catalogación y clasificación es muy amplia por lo cual, únicamente nos referimos a la utilización de esta herramienta para la reproducción de juegos de tarjetas de nuestros catálogos.
Los sistemas de cómputo nos permiten obtener la reproducción de grandes cantidades de tarjetas en lapsos de tiempo muy corto.
Lo anterior presupone el almacenar los datos bibliográficos, no únicamente con la finalidad de utilizar ala computadora como una gran máquina reproductora de tarjetas, sino como un medio de hacer más rápida y ágil la recuperación de la información bibliográfica.
Los programas de cómputo nos permiten obtener las tarjetas catalográficas ordenadas de diversas maneras: por autor, por título, por tema, por clasificación, por número de adquisición, etc.
Como puede observarse, el uso de las computadoras ha sido de gran apoyo para algunas actividades de catalogación y clasificación, y seguramente en el futuro afectarán el desarrollo y organización de estas actividades en nuestras bibliotecas.
Para determinar y elegir cual es la forma de reproducción más adecuada y conveniente a nuestra biblioteca, debemos estudiar y analizar cuidadosamente algunos factores como los señalados por K. G. Batiewell (15).
1. Número de copias requeridas
2. Número de juegos necesarios
4. Necesidad de los asientos secundarios
5. Detalle en los asientos
7. Personal disponible
B) Mantenimiento de catálogos.
Las actividades de catalogación y clasificación no pueden considerarse concluidas hasta que las tarjetas han sido insertadas en los diversos catálogos que la biblioteca posee, por lo cual, la labor de mantenimiento y actualización de catálogos es de vital importancia en las bibliotecas, puesto que de nada sirve que al material bibliográfico se le haya hecho un análisis con la finalidad de asignarle los temas convenientes y los puntos de acervo necesarios, si la tarjeta que contiene estos datos no es puesta a disposición de los usuarios.
La tarea de mantenimiento de catálogos aparte de incluir la inserción de tarjetas correspondientes a nuevos títulos catalogados comprende otra serie de actividades (16).
1. Alfabetización de nuevos asientos
2. Reemplazo de tarjetas a las cuales se les ha cambiado asiento
3. Substitución de tarjetas gastadas
4. Reubicación de grupos de tarjetas mal colocadas
4. 5. Rectificación de errores o inconsistencias en la alfabetización
5. 6. Modificación de los asientos afectados por los cambios de políticas
6. Creación de nuevos encabezamientos cuando es necesario
7. 8. Creación de subencabezamientos de materia cuando existen un número considerable de tarjetas bajo un encabezamiento
8. Inserción de guías de catálogos
Si analizamos lo anterior expuesto podemos darnos cuenta que las actividades de actualización y mantenimiento de catálogos requieren de un amplio conocimiento de las actividades y políticas de catalogación que se llevan a cabo en la biblioteca.
Por último, cabe señalar que para la correcta realización de las actividades de alfabetización es necesario contar con un código el cual puede ser las Reglas para la ordenación alfabética de los catálogos de la ALA (17)
El realizar el análisis de un libro para determinar los temas principales que el autor abordó, así como determinar los posibles puntos a través de los cuales el usuario pueda localizar esa obra, constituyen una labor en la que se requiere un grado elevado de destreza técnica, así como una amplia cultura general, imaginación y buen juicio para tomar las decisiones más adecuadas.
Por lo anterior, las actividades de catalogación y clasificación deberán de estar a cargo de personal altamente capacitado para la buena realización de ellas, con lo cual se garantizará la eficiencia de los servicios.
Asimismo, el administrador de estas actividades deberá organizarlas adecuadamente para que el material bibliográfico este a disposición del usuario en el menor tiempo posible después de su adquisición y al menor costo posible, además de proporcionar la cantidad exacta de detalles bibliográficos que requieran la mayoría de usuarios, esto es, buscar el justo medio entre una descripción bibliográfica extremadamente compleja y una insuficiencia de datos bibliográficos.
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